ERP’de verinin bulunması, ihtiyaç duyulan cevabın hemen alınabildiği anlamına gelmez. İşletmeye uygun bir rapor hazırlamanın ilk adımı, ekranın görünümünden önce hangi soruya cevap arandığını belirlemektir.
Bu rehberde Mikro ERP raporlama ihtiyacını beş soruyla netleştiriyoruz. Raporlamanın genel çerçevesi için ERP raporlama nedir? yazımızı da inceleyebilirsiniz.
1. Bu rapor hangi kararı destekleyecek?
“Satış raporu istiyoruz” yerine karar sorusunu tarif edin: Hangi ürünlerin satışı düşüyor? Hangi müşterilerin ödeme takibi öncelikli? Hangi stok kalemleri yeniden incelenmeli? Bir rapor birden fazla soruyu yanıtlayabilir; ilk sürümde öncelikli soruyu netleştirmek kapsamı yönetmeyi kolaylaştırır.
2. Raporu kim, ne zaman kullanacak?
İşletme sahibi özet göstergeler isterken operasyon ekibi işlem ayrıntısına ihtiyaç duyabilir. Günlük kontrol, haftalık toplantı ve ay sonu değerlendirmesi aynı rapor düzenini gerektirmeyebilir. Kullanıcıyı ve kullanım anını belirleyin.
3. Gerekli veri nerede tutuluyor?
Bilginin ERP’de, Excel dosyalarında veya başka uygulamalarda tutulup tutulmadığını çıkarın. Şirket, dönem, şube, depo ve tarih kapsamını tanımlayın. Farklı kaynaklarda ürün veya müşteri kodları eşleşmiyorsa önce eşleştirme ihtiyacı değerlendirilmelidir.
4. Göstergeler nasıl hesaplanacak?
Satış tutarı KDV dahil mi? İadeler düşülecek mi? Stok miktarı hangi depoları kapsayacak? Aynı başlık farklı ekipler için farklı anlamlar taşıyabilir. Hesaplama kuralları ve kontrol edilecek örnek kayıtlar başlangıçta belirlenmelidir.
5. Çıktı ve güncelleme ihtiyacı nedir?
İhtiyaç bir liste, düzenli dışa aktarım veya etkileşimli analiz ekranı olabilir. Güncelleme sıklığı, erişecek kişiler ve paylaşım biçimi de çözümün parçasıdır. SQL raporu veya Power BI seçimi bu ihtiyaçlar ve mevcut altyapı değerlendirildikten sonra yapılmalıdır.
Temsili örnek: Haftalık satış ve stok değerlendirmesi
Bir işletme haftalık toplantıda hangi ürünlerin satışını ve stok durumunu inceleyeceğini belirlemek istiyor. İlk kapsam; ürün bazında seçilen dönem satış miktarı, satış tutarı ve belirlenen depolardaki stok miktarı olabilir. İadeler, birimler ve tarih kuralları tanımlanır; sonuçlar bilinen kayıtlarla karşılaştırılır. Bu örnek temsili senaryodur; gerçek müşteri sonucu veya ölçülmüş kazanç içermez.
İhtiyacınızı tek paragrafta anlatın
Temsili bir ihtiyaç tanımı şöyle olabilir: “Bu raporu satış yöneticisi her pazartesi kullanacak. Satışı düşen ürünleri belirlemek için ürün bazında satış miktarı ve tutarı gerekli. Rapor, İstanbul şubesinin son üç aylık satışlarını kapsayacak. Sonuçları seçtiğimiz faturalarla karşılaştırarak kontrol edeceğiz.”
PROIT olarak Mikro ERP verileri için özel SQL raporlama ve Power BI çözümleri geliştiriyoruz. Düzenli takip etmek istediğiniz rapor ihtiyacını bizimle paylaşın.